دفاتر قانونی الکترونیکی چیست؟
دفاتر الکترونیکی قانونی محلی برای ذخیره اطلاعات و اسناد مالی مجوعه اقتصادی است
نحوه تحریر اطلاعات در دفاتر قانونی الکترونیکی چگونه است؟
نحوه درج اطلاعات در دفاتر تجاری الکترونیکی در متن به صورت کامل ارائه شده است
دفاتر قانونی را چه زمانی باید دریافت نمود؟
مهلت درخواست پلمپ دفاتر قانونی هر سال مالی حداکثر تا پایان اسفند ماه سال مالی قبل است
تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی یکی از جدیدترین تکالیف کسب و کارهای مشمول پلمپ دفاتر قانونی است. سازمان مالیاتی با حذف دفاتر قانونی فیزیکی، بستری برای ثبت رویدادهای مالی در دفاتر قانونی الکترونیکی فراهم نمود. در این مطلب آموزش حسابداری قصد داریم شما را با دفاتر تجاری الکترونیکی و نحوه دسترسی و تحریر دفاتر الکترونیکی قانونی بر اساس جدیدترین اطلاعات ارائه شده از سوی سازمان مالیاتی آشنا نماییم. همراه ما بمانید.
دفاتر قانونی الکترونیکی چیست؟
دفتر قانونی، مجموعه اسنادی است که یک مجموعه اقتصادی به منظور مدیریت و نگهداری اطلاعات کلیه رویدادهای مالی خود اعم از خرید و فروش و درآمد و هزینه نگهداری می‌کند. شرط قابل استفاده بودن این اسناد، ثبت آنها به ترتیب زمان وقوع آنها است.
انواع دفاتر قانونی
دفاتر قانونی بر اساس نحوه درج اطلاعات در آنها به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- دفاتر قانونی فیزیکی
- دفاتر قانونی الکترونیکی
دفاتر قانونی فیزیکی
به استناد ماده 6 قانون تجارت، صاحبان کسب و کارها موظفند نسبت به پلمپ دفاتر قانونی و تحریر کلیه اسناد و اطلاعات مالی در این دفاتر اقدام نمایند. در طی این فرآیند مشمولین تهیه و نگهداری دفاتر قانونی باید بر اساس نیاز خود دفاتر کاغذی مهر و موم شده‌ای را که به تایید سازمان مالیاتی رسیده باشد، تهیه نموده و اطلاعات مربوط به کلیه مراودات مالی خود را به ترتیب زمان وقوع به صورت دستنویس در این دفاتر درج نمایند.
این فرآیند تهیه و تحریر دفاتر قانونی فیزیکی از سویی مستلزم صرف وقت و هزینه زیادی بود و از سوی دیگر تحریر دفاتر قوانین خاصی داشت و همچنین اصلاح آنها نیز با مشکلات زیادی همراه بود و در بعضی موارد مشکلاتی ایجاد می‌نمود.
تا اینکه در مهر ماه سال 1403، سازمان مالیاتی طی مصوبه‌ای، از حذف دفاتر قانونی فیزیکی و جایگزین شدن آنها با دفاتر الکترونیکی خبر داد. این اقدام که به دنبال راه‌اندازی سامانه مودیان مالیاتی و صدور صورتحساب الکترونیکی انجام شد، گام بزرگی در ایجاد شفافیت مالی و همچنین پیشگیری از هدر رفت انرژی و هزینه مودیان است.
دفاتر قانونی الکترونیکی
دفاتر قانونی الکترونیکی یا دفاتر تجاری الکترونیکی یک فضای ابری است که صاحبان کسب و کارها به منظور ثبت و بایگانی اسناد مالی خود مورد استفاده قرار می‌دهند. بدین ترتیب دسترسی به اطلاعات، گزارش‌گیری و حسابرسی آنها ساده‌تر و سریعتر خواهد بود.
لازم است بدانید اولین قدم در فرآیند تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی، تکمیل و ارسال اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری است؛ در غیر این صورت امکان بارگذاری اطلاعات در سامانه برای آنها وجود ندارد.
مزایای تحریر دفاتر الکترونیکی قانونی
تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی، مزایایی برای مودیان و هم برای کارشناسان سازمان مالیاتی به همراه دارد. مزایای این کار برای مودیان مالیاتی عبارتند از:
- تسریع و تسهیل فرآیند پلمپ دفاتر قانونی
- تسهیل فرآیند تحریر دفاتر قانونی با حذف خطاهای انسانی در ثبت داده‌ها
- تسریع فرآیند تحریر دفاتر با کاهش محدودیتهایی نظیر حضور فیزیکی حسابدار و…
- ارائه اطلاعات دقیقتر و شفافتر
- افزایش نظم و کاهش فضای نگهداری و بایگانی اطلاعات
- افزایش امنیت اطلاعات بایگانی شده
- امکان گزارش‌گیری سریع
همچنین تحریر دفاتر قانونی به صورت الکترونیکی برای دولت و کارشناسان مالیاتی نیز، مزایایی به شرح زیر دارد:
- صرفه‌جویی در مصرف کاغذ
- تسهیل و تسریع رسیدگی به اسناد مالی با کمک نظام یکپارچه مالیاتی
- کاهش اعمال دیدگاه‌های شخصی و یا خطای انسانی در درج رسیدگی به اطلاعات
- کاهش امکان فساد اداری
چه کسانی موظف به پلمپ و تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی هستند؟
بر اساس بند الف ماده 6 آیین‌نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م مورخ 1394/12/4، اشخاص زیر مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک هستند:
- اشخاص حقیقی مشمول گروه اول مالیاتی
- کلیه اشخاص حقوقی؛ شامل کلیه شرکتها و موسسات اعم از اینکه در سامانه ثبت شرکتها ثبت شده‌اند یا خیر
لازم است بدانید که اشخاص حقیقی تنها محدود به صاحبان مشاغل دارای محل کسب فیزیکی نمی‌شوند؛ بلکه کلیه افرادی که به واسطه حجم درآمد خود در گروه بندی مودیان مالیاتی در گروه اول مالیاتی طبقه بندی می‌شوند، مشمول تکالیف گروه اول مالیاتی هستند. از جمله این افراد می‌توان به مشاغل زیر اشاره نمود:
- صاحبان کسب و کارهای خانگی
- آزادکاران و کلیه اشخاصی که به صورت پروژه‌ای کار می‌کنند
- فعالان در حوزه ارزهای دیجیتال
- فعالان در حوزه فضای مجازی (فارغ از اینکه نحوه درآمدزایی آنها به چه شکلی است)
- مالکان سایتهای فروشگاهی و حتی آموزشی
نحوه تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی
درج اسناد حسابداری در دفاتر قانونی الکترونیکی یا به عبارت دیگر تحریر دفاتر الکترونیکی، با تحریر دفاتر قانونی فیزیکی متفاوت است. از آنجا که درج اطلاعات در دفاتر قانونی فیزیکی تحت عنوان “تحریر دفاتر قانونی” شناخته می‌شد، درج اطلاعات در دفاتر قانونی الکترونیکی را نیز بر اساس گویش رایج، “تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی” نامیده‌ایم.
مراحل تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی به شرح زیر است:
- به سامانه مایتکس وارد شوید
- دکمه “سامانه دفاتر تجاری” را انتخاب نمایید و یا در مسیر “داشبورد مالیاتی – اظهارنامه‌ها و منابع مالیاتی – سامانه دفاتر تجاری” حرکت نمایید
- قالب اکسل را دانلود نمایید
- اطلاعات را بر اساس دستورالعمل در قالب اکسل تکمیل نمایید
- در ادامه با انتخاب دکمه “بارگذاری فایل” فایل حاوی اطلاعات را بارگذاری نمایید؛ دقت نمایید در صورتی که در مهلت مقرر نسبت به پلمپ دفاتر تجاری خود اقدام ننموده باشید، امکان بارگذاری فایل برای شما وجود ندارد
- پس از بارگذاری فایل، پیش نمایشی از آن ارائه می‌شود؛ در صورتی که اطلاعات پیش نمایش صحیح بود، دکمه “ارسال” را انتخاب نمایید
- با ارسال فایل جدول تاریخچه بارگذاری اطلاعات به روز می‌شود و جدیدترین فایل، در سطر اول نمایش داده می‌شود؛ در این حالت دکمه “ثبت نهایی” و در صفحه باز شده مجددا گزینه “تایید و ثبت” را انتخاب نمایید
- در صورتی که وضعیت فایل به “ثبت نهایی شده” تغییر نماید، فایل به درستی بازگذاری شده است
یکی از مهمترین امتیازات استفاده از دفاتر قانونی الکترونیکی، امکان بارگذاری گزارش خروجی نرم افزارهای حسابداری در قالب اکسل سامانه است. این رویداد می‌تواند بخش بزرگی از فعالیتهای حسابداران را کاهش دهد. همچنین خطای انسانی را در درج اطلاعات به حداقل می‌رساند.
دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
- اطلاعات فقط باید در یک(صفحه) شیت اکسل قرار گیرد
- عنوان و ترتیب ستون‌ها باید دقیقا مطابق قالب اکسل سامانه باشد
- رکورد اطلاعاتی مربوط به یک سند مشخص، باید شماره سند و شرح سند یکسان داشته باشند
- در ستون شرح سند بایستی جزئیات مرتبط با سند، همچون علت رویداد مالی، طرف حساب حقیقی یا حقوقی، شماره حساب بانکی مرتبط با رویداد مالی و… در صورت معنادار بودن برای آن سند، قید شود
- شرح سند حداکثر می‌تواند 255 کاراکتر باشد
- ستون‌های مبلغ بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند
- جمع مقادیر ستون مبلغ بدهکار بایستی با جمع مقادیر ستون مبلغ بستانکار برابر باشد
- در هر سطر باید تنها یکی از ستون‌های مبلغ بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد
- فایل‌هایی با بیش از 1000 رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند
- فرمت تاریخ سند باید به شکل YYYY/MM/DDباشد. مثال: 1404/04/26
- تاریخ سند باید در محدوده بازه زمانی فایل جاری قرار داشته باشد
خوب است بدانید:
لطفا حین انتخاب تاریخ آخرین رویداد فایل جاری، دقت لازم را داشته باشید. با انتخاب این تاریخ و ثبت نهایی فایل بارگذاری شده، در بارگذاریهای بعدی، امکان ثبت سند برای تاریخهای قبل از این تاریخ وجود نخواهد داشت.
دانلود راهنمای سامانه دفاتر قانونی الکترونیکی
از آنجا که سامانه دفاتر تجاری قانونی، به تازگی راه‌اندازی شده است، سازمان مالیاتی اقدام به تهیه دفترچه راهنمایی با هدف سهولت کار با سامانه تهیه و ارائه نموده است. در ادامه می‌توانید این راهنما را دانلود و مطالعه نمایید.
لازم است بدانید دوره استفاده آموزشی از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی که از ابتدای اردیبهشت 1404 آغاز شده، با توجه به درخواست‌های متعدد از سوی اصناف و سازمان‌ها، تا تاریخ 20 خرداد 1404 تمدید گردیده است. پس از پایان این دوره، اطلاعات بارگذاری‌شده حذف و بهره‌برداری نهایی و رسمی از سامانه طی اطلاعیه‌ای رسمی آغاز خواهد شد. به بیان دیگر، اطلاعاتی که شما تا قبل از 20 خرداد داخل سامانه بارگذاری می‌نمایید، برای تکمیل اظهارنامه مالیاتی شما ملاک عمل قرار نمی‌گیرد.
سخنی با حسابداران
تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی یکی از جدیدترین تکالیف مودیان مالیاتی مشمول پلمپ و نگهداری دفاتر قانونی است. علیرغم اینکه این تکلیف جدید است، اما کمک فراوانی به فعالان حوزه حسابداری نموده است. دوست حسابدار من، همان‌گونه که مشاهده می‌نمایید پیشرفت تکنولوژی، اجرای خدمات حسابداری را ساده‌تر و سیستمی نموده است؛ در این شرایط تنها حسابدارانی می‌توانند به درآمدهای زیاد برسند و به عنوان نیروی غیرقابل جایگزین باشند که با آموزش حسابداری و مالیات، دانش حسابداری خود را تکمیل نموده و همچنین مهارت‌های خود را در حوزه مالیات و تکالیف مالیاتی و کاهش مالیات با درک عمیق مفاهیم مالیاتی افزایش داده باشند.
این فرصت اکنون با بهترین شرایط سرمایه‌گذاری در اختیار شما قرار دارد.
