شرکت‌های وارداتی با توجه به ماهیت کاری که انجام می‌دهند، برای حسابدارهایی که در این بخش کار می‌کنند چالش‌های مختص به خودشان را دارند. از تغییر نرخ ارز و تسعیر ارز گرفته تا نحوه محاسبه بهای تمام شده برای کالاهایی که از شرکت‌های خارجی خریداری و به کشور وارد می‌شوند. در این مقاله قصد داریم که مهم‌ترین نکات در ارتباط با حسابداری واردات، محاسبه بهای تمام شده واردات، ثبت‌های حسابداری و همچنین چالش‌های مرتبط با تسعیر ارز را بررسی کنیم.
حسابداری واردات چطور انجام می‌شود؟
حسابداری واردات معمولاً با دو دسته از چالش‌ها روبرو است. دسته اول مربوط به تفاوت‌هایی است که در نرخ ارز ایجاد می‌شوند. از آنجایی که درک این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است، در اینجا توضیحات بیشتری درباره تفاوت نرخ ارز می‌دهیم. هر شرکتی که کالایی را از یک شرکت خارجی خریداری می‌کند در واقع یک بدهی نسبت به شرکت فروشنده ایجاد کرده است. پس از این مرحله باید از دو طریق این بدهی را رفع کنیم. با توجه به نوع فعالیتی که داریم از طریق یکی از دو فرایند زیر باید این بدهی را تسویه کنیم.
برای برخی از شرکت‌ها تخصیص ارز با نرخ پایین‌تر توسط سمت دولت اتفاق می‌افتد (فقط برای کالاهای ضروری که جزء گروه یک قرار می‌گیرند) که پس از دریافت این مبلغ از بانک مرکزی می‌توانند آن را حواله کنند. در حالت دوم که بسیار رایج‌تر است، شرکت واردکننده محصول از سمت دولت ارزی دریافت نمی‌کند و باید خودش ارز مورد نیازش را تأمین کند. این شرکت‌ها از روش‌های زیر می‌توانند تأمین ارز کنند:
- پرداخت مبلغ بدهی به شرکت خارجی از طریق حساب ارزی که نزد یکی از بانک‌های داخلی داریم.
- تسویه از طریق منابع ارزی که توسط شرکت‌های صادراتی ایجاد می‌شود. برای استفاده از این منابع باید درخواست خودتان را در بانک مرکزی ثبت کنید و بانک مرکزی با جستجو در بین شرکت‌هایی که صادرات انجام می‌دهند شرکتی که تمایل به فروش ارز داشته باشد را پیدا می‌کند و پس از دریافت آن، ارز موردنظر را به شرکت‌های واردکننده کالا تخصیص می‌دهد.
برای استفاده از هر یک از این روش‌ها باید به نکات خاصی توجه داشته باشیم که در ادامه این مقاله به آنها اشاره خواهیم کرد.
ثبت حسابداری واردات
سؤال مهمی که در مرحله اول برای تصمیم‌گیری درباره ثبت حسابداری واردات باید از خودمان بپرسیم این است که در چه زمانی باید ثبت حسابداری واردات انجام شود؟ آیا در زمان دریافت پیش‌فاکتور باید ثبت بزنیم یا اینکه تا زمان دریافت فاکتور یا حتی زمان پرداخت نهایی باید صبر کنیم؟ حسابداری در ایران بر مبنای تعهدی انجام می‌شود؛ بنابراین، امکان ثبت حسابداری برای کالای وارد شده بدون انتقال وجه وجود دارد. شرکت‌های خارجی معمولاً در ابتدای کار یک پیش‌فاکتور صادر می‌کنند تا تأییدهای اولیه از سمت شرکت ایرانی انجام شود. بر روی پیش‌فاکتور هیچ گونه ثبت حسابداری نباید انجام شود. مدتی پس از ثبت پیش‌فاکتور، فاکتور اصلی یا همان invoice صادر می‌شود که امکان ثبت حسابداری بر اساس invoice وجود دارد؛ بنابراین تاریخی که این صورت‌حساب صادر می‌شود همان تاریخ ثبت در دفاتر خواهد بود.
برای ثبت درست همه اسناد مربوط به واردات دقت داشته باشید که باید رابطه نزدیک و مستمری با واحد بازرگانی داشته باشید. ممکن است که فاکتوری به دست واحد بازرگانی برسد اما کارکنان این واحد فراموش کنند که فاکتور موردنظر را به واحد مالی تحویل دهند. در صورتی که این فاکتور ثبت نشود یا پس از گذشت مدت زیادی (برای مثال یک فصل) شناسایی شود، در آن صورت گزارش‌های فصلی و گزارش ارزش افزوده با مشکل روبرو خواهد شد. سازمان امور مالیاتی برای انجام محاسبات گزارش ارزش افزوده از گمرک استعلام می‌گیرد و تاریخ گزارش‌هایی که ما ثبت کردیم باید با گزارش‌های گمرک مطابقت کامل داشته باشد. مشکل عدم ثبت فاکتورها در شرکت‌های وارداتی زمانی حادتر می‌شود که این اتفاق در پایان سال بیفتد و فاکتور مورد نظر پس از بستن حساب‌ها و ارسال گزارش به دست شما برسد. در نتیجه ساده‌ترین راه پیشگیری از این مشکل این است که واحد مالی و بازرگانی رابطه نزدیک‌تری داشته باشند و فرایند دریافت فاکتور توسط واحد بازرگانی و ارسال آن به واحد مالی را به شکل بهینه‌تری مدیریت کنند.
بهای تمام شده واردات
در چه زمانی باید بهای تمام شده واردات را شناسایی کنیم؟ بهای تمام شده واردات شامل چه مواردی می‌شود؟ اینها اساسی‌ترین سؤالاتی هستند که هر حسابداری برای محاسبه بهای تمام شده و تهیه گزارش باید به آنها جواب دهد. یک معیار ساده برای تشخیص بهای تمام شده واردات، کمک فراوانی به ما می‌تواند بکند. در واقع هر کالایی که هنوز وارد انبار شرکت نشده است باید هزینه آن به عنوان بهای تمام شده واردات شناسایی شود. از لحظه‌ای که کالایی وارد انبار شود، هزینه‌های مربوط به آن را باید جزء هزینه‌های فروش یا تولید به حساب آورد.
چه نکاتی را در کدینگ حسابداری واردات رعایت کنیم؟
برای همه حسابدارها با هر میزان تجربه‌ای که داشته باشند، کدینگ حسابداری کمک می‌کند تا دسته‌بندی حساب‌ها را به صورت ساده و شفاف تشخیص دهند. یکی از مهم‌ترین موارد در کدینگ حسابداری واردات، اقلام در راه است. وقتی که کالا توسط شرکت خارجی برای ما ارسال می‌شود، تا زمانی که این محموله وارد انبار ما نشده است نمی‌توانیم به موجودی اعلام شده در فاکتور اکتفا کنیم و آن را به حساب موجودی کالا ببریم زیرا ممکن است مقداری از کالا در فرایند ارسال فاسد شود یا از بین برود. تا زمانی که کالای ارسالی وارد انبار ما نشده است، آن را در حساب “سفارشات” یا “اقلام در راه” در دفاتر حسابداری ثبت می‌کنیم.
علاوه بر این، ترخیص کالا اگر توسط یکی از کارکنان شرکت انجام شود، حساب تنخواه گردان بستانکار می‌شود و حساب اقلام در راه از طریق معین‌های مربوطه (مثلاً “صدور ترخیصیه) بدهکار می‌شود. بعضی از شرکت‌ها هم هستند که از کارکنان خودشان برای ترخیص کالا استفاده نمی‌کنند و این کار را به شرکت‌هایی که اصطلاحاً ترخیص‌کار هستند می‌سپارند. در این حالت باز هم باید اقلام در راه را بدهکار و شرکت ترخیص کننده را بستانکار کنیم و کارمزد پرداختی هم در حساب معین کارمزد ترخیص سفارش اختصاص می‌یابد.
حسابداری واردات به صورت تعهدی
همان‌طور که در قسمت‌های قبلی این مقاله گفتیم، حسابداری در ایران به طور کلی بر مبنای تعهدی انجام می‌شود. اما حسابداری تعهدی چالش‌های خاصی را در روند ثبت‌های حسابداری واردات به وجود می‌آورد. برای مثال فرض کنید که در شهریور کالایی را خریداری می‌کنید و بانک به شما اجازه می‌دهد که بدون تسویه حساب، این کالا را در مهر تسویه کنید. معمولاً بانک‌ها بین یک تا سه ماه به شما فرصت می‌دهند تا بدهی خودتان را تسویه کنید. باتوجه‌به نوسانات شدید نرخ ارز در ایران، ممکن است که بعد از گذشت این چند ماه مجبور باشید که ارز موردنیاز را با نرخ بالاتری نسبت به زمان صدور فاکتور یا ترخیص کالا تهیه کنید. در این صورت باید مبلغ مابه‌التفاوت را به عنوان زیان تسعیر ارز در دفاتر شرکت ثبت کنید و مدارک لازم را برای متقاعد ساختن ممیزان سازمان امور مالیاتی ارائه کنید.
تسعیر ارز ناشی از تغییر نرخ ارز در حسابداری واردات
همان‌طور که در قسمت بالا دیدید، تغییر نرخ ارز را بدون شک می‌توان مهم‌ترین مشکل حسابدارها و مدیران مالی ای دانست که در شرکت‌های وارداتی کار می‌کنند. اما آیا به نظر شما باید در همه موارد، تفاوتی که در نرخ ارز ایجاد می‌شود را به عنوان سود یا زیان تسعیر ارز شناسایی کرد؟ یا اینکه باید تفاوت ایجاد شده را در بهای تمام شده کالا محاسبه کنیم؟ به نظر برخی از صاحب‌نظران در حوزه حسابداری واردات، تا زمانی که قیمت‌گذاری و فروش کالا انجام نشده است می‌توان تغییرات نرخ ارز را به جای اینکه در حساب تسعیر ارز ببریم، در محاسبات بهای تمام شده سرشکن کنیم. با مطالعه مقاله حسابداری ارزی، اطلاعات بیشتری درباره تسعیر ارز کسب خواهید کرد.
چه مواردی در رابطه با واردات باید در سامانه معاملات فصلی ثبت شوند؟
بعضی از شرکت‌ها در ازای کالایی که از یک شرکت خارجی خریداری می‌کنند به جای اینکه پول پرداخت کنند، خدمات یا کالاهایی را به آن شرکت یا یکی از نماینده‌های آن شرکت که در ایران مستقر است ارائه می‌کنند. بسیاری از مدیران تصور می‌کنند در صورتی که تهاتر کالا اتفاق بیفتد، دیگر نیازی به ثبت خرید کالا در صورت معاملات فصلی وجود ندارد. علاوه بر این، بسیاری از مدیران و حسابدارها با این مشکل روبرو می‌شوند که بدون اینکه خرید ارز انجام داده باشند، در سامانه خرید و فروش فصلی، خرید ارز برای آنها ثبت شده است. در اینجا این نکته بسیار مهم را به یاد داشته باشید که سازمان امور مالیاتی تمام واردات شما را فارغ از اینکه به چه صورتی تسویه شده است، به عنوان خرید ارز در نظر می‌گیرد؛ بنابراین، حتی اگر به صورت مستقیم ارزی خریداری نکرده باشید، به دلیل اینکه بانک مبلغی که در حساب شما بوده را به معادل دلاری تبدیل کرده و به بانکی در کشور مقصد ارسال کرده است، توسط بانک مرکزی به عنوان خرید ارز برای شما شناسایی می‌شود و در صورت معاملات فصلی به نام شما ثبت خواهد شد.
نکات مهم در حسابداری واردات
حسابداری که در بخش واردات فعالیت می‌کند با چالش‌های خاصی روبرو می‌شود که در بخش‌های دیگر تجربه نمی‌شود. یکی از مهم‌ترین نکات در حسابداری واردات به محاسبه بهای تمام شده مربوط می‌شود. زمانی که شرکتی کالایی را از سایر کشورها وارد می‌کند، مبلغی به عنوان ارزش کالا در پروانه گمرکی ثبت می‌شود. عموماً عددی که در این پروانه ثبت شده است با مبلغی که از طریق صرافی، بانک یا برات پرداخت کرده‌اید متفاوت است. به عبارتی مبلغ پرداخت شده توسط شما بیشتر از ارزشی است که گمرک شناسایی کرده است. اگر با این تناقض روبرو شدید باید توجه داشته باشید که مبنای محاسبه بهای تمام شده کالا در حسابداری واردات، هزینه‌ای است که بابت آن کالا پرداخت کرده‌اید و برآورد گمرک درباره ارزش کالای شما در اینجا هیچ اهمیتی از نظر حسابداری ندارد.
تفاوتی که بین مبلغ پروانه گمرکی و بهای پرداخته شده توسط شما برای کالای وارداتی وجود دارد به دلیل محاسبه ارزش کالا در پروانه گمرکی بر اساس نرخ ارز دولتی است. در حقیقت در حسابداری واردات دو نرخ برای ارز وجود دارد: نرخ پروانه گمرکی و نرخ طبق دفاتر. برای مثال اگر کالای مورد نظر 20 هزار دلار ارزش دارد، اگر با نرخ دلار دولتی که برای ابتدای سال 1401 حدود 5 هزار تومان بود محاسبه شود ارزش کالا حدود 100 هزار دلار ثبت خواهد شد. اما واقعیت این است که شما دلار دولتی دریافت نکردید و با نرخ دلار حدود 25 هزار تومانی (بر اساس نرخ روز دلار) هزینه کالای مورد نظر را به شرکت خارجی پرداخت کردید. بنابراین، بهای این کالا برای شما حدود 500 هزار دلار خواهد بود و باید این عدد را در گزارش بهای تمام شده و دفاتر حسابداری استفاده کنید.
توضیحی که در قسمت بالا دادیم، در مورد گزارش‌های فصلی هم قابل استفاده است. در گزارش فصلی مربوط به شرکت‌های وارداتی دو رقم متفاوت در ارتباط با بهای تمام شده وارد می‌شود که یکی از آنها مطابق با پروانه گمرکی باید وارد شود و رقم دیگر بر اساس بهای پرداخت شده توسط شرکت ثبت می‌شود.
سوالات متداول
آیا بر روی پیش فاکتور ارسال شرکت خارجی می توانی ثبت حسابداری بزنیم؟
شرکت‌های خارجی معمولاً در ابتدای کار یک پیش‌فاکتور صادر می‌کنند تا تأییدهای اولیه از سمت شرکت ایرانی انجام شود. بر روی پیش‌فاکتور هیچ گونه ثبت حسابداری نباید انجام شود.
تا چه زمانی هزینه‌های مربوط به کالا را به عنوان بهای تمام شده واردات به حساب می آوریم؟
در واقع هر کالایی که هنوز وارد انبار شرکت نشده است باید هزینه آن به عنوان بهای تمام شده واردات شناسایی شود. از لحظه‌ای که کالایی وارد انبار شود، هزینه‌های مربوط به آن را باید جزء هزینه‌های فروش یا تولید به حساب آورد.
چه مواردی در رابطه با ارز شرکت‌های وارداتی در صورت معاملات فصلی ثبت می‌شود؟
که سازمان امور مالیاتی تمام واردات شما را فارغ از اینکه به چه صورتی تسویه شده است، به عنوان خرید ارز در نظر می‌گیرد؛ بنابراین، حتی اگر به صورت مستقیم ارزی خریداری نکرده باشید، به دلیل اینکه بانک مبلغی که در حساب شما بوده را به معادل دلاری تبدیل کرده و به بانکی در کشور مقصد ارسال کرده است، توسط بانک مرکزی به عنوان خرید ارز برای شما شناسایی می‌شود.
چه زمانی کالای خریداری شده از شرکت خارجی را به عنوان موجودی انبار می‌توانیم شناسایی کنیم؟
وقتی که کالا توسط شرکت خارجی برای ما ارسال می‌شود، تا زمانی که این محموله وارد انبار ما نشده است نمی‌توانیم به موجودی اعلام شده در فاکتور اکتفا کنیم و آن را به حساب موجودی کالا ببریم زیرا ممکن است مقداری از کالا در فرایند ارسال فاسد شود یا از بین برود. تا زمانی که کالای ارسالی وارد انبار ما نشده است، آن را در حساب “سفارشات” یا “اقلام در راه” در دفاتر حسابداری ثبت می‌کنیم.