رد دفاتر قانونی وضعیتی است که در آن سازمان امور مالیاتی پس از رسیدگی، دفاتر روزنامه و کل مؤدی را به دلیل عدم رعایت شرایط مقرر در آیین‌نامه نحوه نگهداری دفاتر و اسناد یا بخشنامه‌های مرتبط، غیرقابل پذیرش تشخیص می‌دهد. این شرایط شامل الزامات شکلی (همچون پلمب به‌موقع، ثبت روزانه عملیات، عدم قلم‌خوردگی و جای‌خالی، خط‌کشی صحیح، و استفاده از جوهر مناسب) و الزامات محتوایی (مانند ثبت کامل و واقعی معاملات و پشتیبانی هر ثبت با اسناد مثبَت) است. تخلف از هر یک از این الزامات می‌تواند موجب بی‌اعتباری دفاتر شود.
در عمل، رد دفاتر قانونی باعث می‌شود مأموران مالیاتی درآمد مشمول مالیات را بر اساس قرائن، شواهد یا روش‌های دیگر — که اغلب منجر به مالیات بالاتر می‌شود — تعیین کنند. آیین‌نامه اجرایی موضوع ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم و دستورالعمل‌های شفاف سازمان امور مالیاتی، جزئیات این شرایط را مشخص کرده‌اند. مؤدی‌ها برای پیشگیری از رد دفاتر باید علاوه بر رعایت مهلت پلمب، ثبت صحیح و کامل وقایع مالی، نگهداری منظم اسناد و رعایت استانداردهای حسابداری و ضوابط شکلی دفاتر را در نظر داشته باشند.
لیست کامل و به‌روز موارد منجر به رد دفاتر قانونی (بر اساس آخرین مقررات)
الف) دلایل شکلی (فرمالی)
۱. عدم پلمب دفاتر در موعد قانونی: ثبت و پلمب بعد از شروع سال مالی یا پس از تاریخ ثبت اولین رویداد مالی.
۲. استفاده از دفاتر سفید یا ثبت یک‌باره با تأخیر: وارد کردن وقایع مالی به‌صورت یکجا و نه روزانه.
۳. وجود جای خالی در صفحات: خط نخوردن جای سفید و امکان اضافه‌نویسی.
۴. تراشیدن، پاک کردن یا مخدوش کردن ثبت‌ها: استفاده از لاک غلط‌گیر، تراشیدن و موارد مشابه.
- استفاده از جوهر یا قلم نامتعارف که ماندگاری و قابلیت خواندن نداشته باشد.
- ثبت در خارج از صفحات دفتر پلمب‌شده (برگه الصاقی، دفتر غیررسمی).
- عدم امضای دفاتر توسط مدیر یا نماینده مؤدی در صفحات لازم.
ب) دلایل محتوایی
- ثبت ناقص یا خلاف واقع عملیات مالی: ثبت کمتر از واقعیت یا تغییر ماهیت تراکنش‌ها.
- عدم ثبت عملیات مالی در زمان وقوع بدون دلیل موجه.
- عدم انطباق دفاتر با اسناد و مدارک: وجود اختلاف قابل توجه بین ثبت‌ها و صورت‌حساب‌ها یا اسناد پشتیبان.
- عدم نگهداری اسناد مثبِت یا ارائه نکردن آن‌ها به ممیز مالیاتی در مهلت مقرر.
- بیش از حد بودن مغایرت با اظهارنامه یا گزارش‌های سامانه مؤدیان/TTMS.
- استفاده از دفاتر غیرمجاز یا صوری که عملاً اطلاعات واقعی فعالیت اقتصادی را منعکس نمی‌کنند.
ج) دلایل خاص بر اساس آیین‌نامه
- ثبت‌های خلاف استاندارد حسابداری که منجر به گمراهی در تشخیص درآمد مشمول مالیات شود.
- عدم رعایت تقدم و تأخر تاریخی در ثبت‌ها به شکلی که امکان پیگیری عملیات مالی از بین برود.
- عدم بستن حساب‌ها در پایان سال مالی طبق روال قانونی و استاندارد.
- بی‌اعتبار شدن دفاتر به موجب رأی هیئت سه‌نفره موضوع تبصره ۳ ماده ۹۷ ق.م.م.
نکته مهم
- بعد از راه‌اندازی سامانه مؤدیان، بسیاری از ایرادات محتوایی، از طریق مقایسه آنلاین داده‌ها با دفاتر الکترونیکی یا صورت‌حساب‌های الکترونیکی کشف می‌شود، حتی اگر دفتربندی فیزیکی بی‌عیب باشد.
- در صورت رد دفاتر، مأمور مالیاتی می‌تواند با استفاده از روش علی‌الرأس مبتنی بر قرائن و شواهد، مالیات را محاسبه کند که معمولاً مبلغ بیشتری در بر دارد.